Sunday, March 5, 2017

Aplikasi Administrasi Ujian Sekolah SD

Ujian Sekolah merupakan agenda tahunan yang dilaksanakan sekolah. Siswa dapat melanjutkan ke jenjang yang lebih tinggi melalui Ujian Sekolah. Untuk memperlancar kegiatan tersebut dibutuhkan administrasi yang baik pula. Aplikasi Administrasi ujian ini berbasis excel yang bertujuan untuk mempermudah dalam membuat aplikasi ujian sekolah, sehingga dapat memperlancar kegiatan tersebut. Aplikasi ini dikhususkan untuk Sekolah Dasar karena memang saat ini saya bekerja pada sebuah sekolah dasar (SD), yang mungkin masih sangat sederhana. Aplikasi ini terdiri dari beberapa sheet, yang isinya kurang lebih sebagai berikut.
aplikasi format excel administrasi ujian sekolah
menu aplikasi administrasi US


  1.  Daftar Isi Administrasi Ujian Sekolah  (US)
  2. Tata Tertib Pengawas Ujian Sekolah (US)
  3. Tata Tertib Peserta Ujian Sekolah (US)
  4. Jadwal Pelaksanaan Ujian Sekolah (US)
  5. Rekapitulasi Peserta Ujian Sekolah (US)
  6. Daftar Peserta Ujian Sekolah (US)
  7. Daftar Pengawas Ujian Sekolah (US)
  8. Denah Lokasi Ruang Ujian Sekolah (US)
  9. Denah Tempat Duduk (US)
  10. Tanda Bel Pelaksanan Ujian Sekolah (US)
  11. Daftar Hadir Peserta Ujian Sekolah (US)
  12. Daftar Peserta yang Tidak Mengikuti Ujian Sekolah (US)
  13. Daftar Hadir Pengawas Ujian Sekolah (US)
  14. ID Card Pengawas (US)
  15. Poster Tempel Ruang Ujian
  16. Poster Tulisan Dilarang Masuk Selain Peserta Dan Pengawas US
  17. Kartu Peserta Ujian Sekolah
  18. Berita Serah Terima Naskah Soal Ujian
Format administrasi ujian sekolah tiap sekolah atau tiap daerah bisa berbeda-beda, namun format diatas adalam format administrasi yang digunakan di tempat saya berkerja. Sebelum dibendel bisa menggunakan snell transparan dahulu, untuk mengantisipasi ada kesalahan atau perbaikan, dan jika kegiatan sudah selesai bisa kita bendel supaya rapi untuk keperluan arsip.

Untuk menggunakanya, kita terlebih dahulu mengisi data identitas sekolah pada shete menu: yaitu Kabupaten, Dinas, UPT, Sekolah, Alamat, Telepon, Website, Nama Sekolah, Nama Administrasi,Tahun Pelajaran, Tanggal pembuatan administrasi, Nama Kepala Sekolah, dan  NIP Kepala Sekolah.

Selanjutnya kita mengisi data pengawas pada sheet data pengawas, yaitu nama dan nip. Data ini akan digunakan pada sheet selanjutnya. seperti pada daftar pengawas, daftar hadir pengawas, id card, dan berita serah terima naskah soal Ujian Sekolah (US).

Setelah itu kita sesuaikan lembar atau sheet berikutnya, beberapa data akan terisi otomatis yang mengambil dari sheet menu dan sheet data pengawas. Aplikasi ini tidak full otomatis, beberapa harus kita entri atau edit manual.

Sebelumnya format administrasi adalah format word, kami coba ke format excel untuk mempermudah memasukan data atau mengkopy paste data, khususnya data siswa. Aplikasi ini masih terdapat banyak kekurangan, dan terlebih format administrasi ujian sekolah masing-masing berbeda.

Download Aplikasi:
Anda dapat mendownloadnya melalui laman berikut ini:
http://deuniv.blogspot.co.id/2017/03/administrasi-ujian-sekolah.html


Itulah yang bisa saya posting, semoga bermanfaat

Sunday, January 15, 2017

ALENIA PEMBUKA SURAT

3.2.8.1 Alenia Pembuka

Pada postingan sebelumnya telah kami share tentang surat dinas, kop surat, penulisan tanggal, nomor surat, hal surat, lampiran surat, alamat tujuan surat, dan salam pembuka surat. pada kesempatan ini kami posting tentang alenia pembuka surat.

penulisan alenia pembuka surat

Dalam alenia pembuka dikemukakan permasalahan yang merupkan pengantar atau pendahuluan terhadap permasalahan pokok. Alenia ini berfungsi mengarahkan persoalan yang dingin disampaikan. Oleh sebab itu, alenia pembuka harus disajikan sedemikian rupa sehingga mampu menarik minat penerima surat untuk membacanya. Daya tarik itu muncul, salah satu diantaranya, bilamana kalimatnya tersusun benar, pemilihan katanya tepat, ejaannya benar, dan perwajahanya surat indah. Contohnya seperti berikut.

66) Dengan surat ini saya beri tahukan bahwa pada hari Senin, tanggal 10 Maret 1997 saya sakit.

67) Dengan ini kami beritahukan bahwa kiriman Saudara yang berupa Kamus Besar Bahasa Indonesia sudah kami terima dalam keadaan baik.

68) Dengan ini kami beri tahukan bahwa tanngal 1 – 20 Oktober 1997 diadakan penataran penyuluhan bahasa Indonesia.

Struktur kamiat (66) sudah benar. Bentuk itu merupakan kalimat majemuk bertingkat. Induk kalimatnya adalah dengan surat ini saya beri tahukan, sedangkan anak kalimatnya adalah bahwa pada hari Senin, tanggal 10 Maret 1997 saya sakit. Bentuk dengan surat ini pada induk kalimat berfungsi keterangan dan bentuk saya beritahukan berfungsi predikat. Bentuk bahwa pada anak kalimat berfungsi sebagai konjugsi subordinatif, bentuk pada hari Senin, tanggal 10 Maret 1997 berfunsi keterangan, saya berfunsi subjek, sakit berfungsi predikat. Penggunaan bentuk dengan surat ini sudah tepat karenan dengan surat yang dibuatnya pengirim surat memberitahukan sesuatu, yaitu tentang sakit dirinya. Ejaan kalimat (66) juga sudah benar. Kalimat (66) mengandung informasi pengantar atau pendahuluan yang sudah mengarah ke permasalahan pokok. Dalam hal ini, permasalahan pokok itu adalah permohonan izin ketidakhadiran seseorang.

Sama halnya dengan kalimat (66), struktur kalimat (67) juga sudah benar. Bentuk itu juga merupakan kalimat majemuk bertingkat. Induk kalimatnya adalah dengan ini kami beritahikam, sedangka anak laimatnua adalah bahwa kiriman Saudara uang berupa Kamus Besar Bahasa Indonesia sudah kami terima dalam keadaan yang baik. Bentuk dengan ini pada induk kalimat berfungsi sebagai konjungsi subordinatif, bentuk kiriman Saudara yang berupa Kamus Besar Bahasa Indonesia berfungsi sebagai objek, sudah kami terima sebagai predikat, dan bentuk dalam keadaan baik berfungsi sebagai keterangan. Karena huruf awal nama-nama buku sudah ditulis dengan huruf kapital, ejaan penulisan buku sudah benar. Disamping itu, penggunaan bentuk dalam keadaan baik pada kalimat (67) sudah benar karena kamus yang diterimanya tidak rusak. Kalimat (67) mengandung informasi pengantar atau informasi pendahuluan yang telah mengarah kepada permasalahan pokok. Permasalahan pokok itu adalah ucapan terimasih penerima kiriman.
Seperti halnya kalimat (66) dan (67), bentuk (68) merupakan kalimat majemuk bertingkat. Induk kalimatnya adalah dengan ini kami beri tahukan, sedangkan anak kalimatnya adalah bahwa pada tanggal 1-20 Oktober 1997 diadakan penataran penyuluhan bahasa Indonesia. Bentuk dengan ini pada induk kalimat berfunsi keterangan dan bentuk kami beri tahukan berfungsi predikat. Bentuk bahwa pada anak kalimat berfungsi sebagai konjungsi subordinatif, bentuk pada tanggal 1 – 20 Oktober 1997 berfungsi keterangan, bentuk diadakan berfungsi predikat, dan penataran penyuluhan bahasa Indonesia berfungsi subjek. Kalimat (68) mengandung informasi pengantar atau informasai pendahuluan yang mengarah kepada permasalahan pokok, yaitu tentang penawaran keikutsertaan calon peserta penyuluhan.

Bilamana surat yang diterbitkan oleh suatu instansi diperhatikan dengan seksama, ditemukan kalimat-kalimat yang lazim digunaka pada alenia pembuka yang masih salah. Contoh-contohnya seperti berikut.
69)*
Bersama ini kami beritahukan bahwa surat saudara no. 079/B.7/86 tertanggal 25 Nopember 1986 telah kami terima.
70)*
Bersama ini kami haturkan bahwa surat Saidara nomor 112/)A.5/85 tertanggal 10 Desember 1985 telah kami terima.
Bentuk (69) dan (70) merupakan dua buah kalimat permulaan alenia pembuka yang masih salah. Kesalahannya tidak terletak pada strukturnya, tetapi terletak pada pilihan kata dan ejaan kata-kata tertentu. Pemakaian bentuk bersama pada contoh (69) dan (70) tidak tepat. Karena memberitahukannya dengan surat itu, bentuk yang digunakan seharusnya dengan surat ini, sehingga bentuk bersama ini pada kedua contoh itu harus diganti dengan bentuk dengan surat ini. Penulisan bentuk beritahukan salah. Karena akhiran –kan melekat pada bentuk tahu, bentuk –kan bergabung dengan betuk tahu sehingga penulisan bentuk tahukan dipisah dengan bentuk beri. Penulisannya yang benar adalah beri tahukan. Huruf awal sapaan saudara pada kalimat (69) seharusnya ditulis dengan huruf kapital sehingga penulisan yang benar adalah Saudara. Pemakaian bentuk tertanggal pada kalimat (69) dan (70) belum tepat karena bentuk itu mengandung makna ‘bertanggal’. Jadi surat itu seolah-olah dibubuhi tanggal. Awalan ter- pada bentuk tertanggal sebaiknya dihilangkan sehingga bentuk itu menjadi tanggal. Penulisa bentuk November pada kalimat (69) salah karena yang benar November. Bentuk haturkan pada kalimat (70) sebaiknya diganti dengan bentuk beri tahukan karena bentuk haturkan bukan kata baku. Penulisan angka tahun sistem penomran pada kalimat di atas sebaiknya ditulis secara lengkap. Perbaikan kedua kalimat diatas sebagai berikut.
71)
Dengan surat ini kami berita hukan bahwa surat Saudara nomor 079/B.7/1986, tanggal 25 November 1986 telah kami terima.
72)
Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa surat Saudara nomor 112/)A.5/1985 tanggal 10 Desember 1985 telah kami terima.
Berikut disajikan conoh-contoh kalimat permulaan alenia pembuka yang mengandung informasi pengantar yang mengarah ke permasalahan permohonan sesuatu.
73)
Dengan surat ini kami beritahukan untuk meningkatkan pengetahuan kebahasaan pegawai di lingkungan Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Daerah Yogyakarta, kami akan menyelenggarakan penyuluhan bahasa Indonesia.
74)
Dengan surat ini kami beri tahukan bahwa dalam rangka menanggulangi penyalahgunaan narkotik, Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta Menyelenggaraakan Lomba Penciptaan Slogan untuk siswa SMU.
75)
Dengan ini kami beri tahukan bahwa dalam rangka memperingati Hari Radio ke-41, Radio Republik Inonesia Nusantara II Yogyakarta mulai tanggal 10 September sampai demgam 1 Oktober 1986 menyelenggarakan Lomba Membaca Berita untuk umum

Bentuk (73) adalah kamimat permulaan alinea pembuka yang mengandung informasi pengantar yang mengarah ke hal permohonan tenaga penyuluh bahasa Indonesia. Bentuk (74) dan (75) merupakan kalimat permulaan alenia pembuka yang mengandung informasi pengantar yang mengarah ke hal permohonan tenaga juri.
Apakah sebuah surat inas harus didahului dengan alenia pembuka? Jawabannya ialah bahwa sebuah surat dinas tidak harus didahului alenia pembuka. Karena selera orang berbeda-beda, ada orang yang menganggap bahwa alenia pembuka itu tidak pentint dan ada orang yang menganggap bahwa alinea pembuka itu penting.

Sumber: Buku surat dinas

Itulah yang bisa saya posting, mudah-mudahan bermanfaat.

Friday, January 13, 2017

SALAM PEMBUKA PADA SURAT DINAS

3.2.7 Salam Pembuka Surat Dinas

Pada postingan sebelumnya telah diposting beberapa tentang surat dinias, bagian-bagian surat dinas, penulisan tanggal, hal, dan lampiran surat dinas. Nah pada kesempatan ini saya akan postikan tentang salam pembuka pada surat dinas. Okey langsung saja sebagai berikut

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam pembuka.
1.    Bentuk yang lazim digunakan sebagai salam pembuka adalah dengan hormat.
2.    Huruf awal pada kata dengan ditulis dengan huruf kapital.
3.    Penulisan bentuk dengan hormat diikuti tanda (,).
penulisan alenia pembuka pada surat dinas

Berkaitan dengan butur tiga itu, munculah pertanyaan. Mengapa tanda baca yang mengiktutinya adalah tanda koma? Kita mengetahui disamping tanda koma, ada tanda titik dua (:) dan ada tanda titik koma (;). Jawaban pertanyaan itu sebagai berikut. Tanda koma (,) mempunyai macam-macam fungsi. Salah satu fungsi dianataranya adalah memisahkan bentuk satu dengan bentuk yang lain. Contohnya tersaji di bawah ini,

61) Karena persyaratannya sudah lengkap, ia segera diangkat.
62) Atas perhatian Anda, saya mengucapkan terima kasih.
63) Pertama, ia seorang administrator.

Dengan contoh (61), (62), dan (63) itu diketahui bahwa fungsi tanda koma itu untuk memisahkan bentuk (a) dengan bentuk (b). Artinya, setelah tanda koma yang mengikutin bentuk (a) ditulis, masih ada bentuk yang lain (yaitu bentuk b) yang mengikutinya. Dengan menganalogikan terhadap masalah itu, diketahui, bahwa tanda baca yang mengikuti salam pembuka adalah tanda koma karena masih ada bentuk lain, yaitu isi surat, yang mengikuti tanda koma itu atau tanda koma itu untuk memisahkan salam pembuka itu dengan mentuk  yang mengikutinya.
4.    Bentuk salam pembuka pada margin kiri.
5.    Penulisan bentuk salam pembuka tidak menjorok ke dalam sebagai alenia baru.

Ada bentuk lain yang biasa digunakan sebagai salam pembuka di lingkunan tertentu, yaitu assalamualaikum. Bentuknya yang lengkap adalah assalamualaikum warohmatullahi wabarokatuh. Bentuknya yang disingkat adalah assalamualikum w. w.. Sapaan itu lazim digunakan di lingkunan Departemen Agama. Maknanya adalah ‘semoga keselamatan, rahmat, dan berkah Allah bagimu’.  Dengan menuliskan dalam pembuka, pengirim surat yang lazim disebut subyek surat tela menyampaikan rasa hormatnya terlebih dahulu sebelum ia menyampaikan isinya. 

64) Dengan hormat,

Bagian salam pembuka mengandung bentuk yang hampir sama dengan bentuk yang digunakan pada alamat tujuan. Pada salam pembuka digunakan bentuk dengan hormat, pada alamat tujuan digunakan yang terhormat. Hal itu dapat diartikan bahwa subyek surat (pengirim surat) telah memberikan penghormatan dua kali kepada objek surat (penerima surat). Penghormatan itu dapat menjadi tiga kali kika pada bagian salam pentutup digunakan bentuk-bentuk yang mengandung bentuk hormat, misalnya hormat kami atau hormat saya. Bilamana hal seperti itu terjadi, subyek surat telah memberikan penghormatan kepada objek surat secara agak berlebihan. Sebaiknya penghormatan seperti itu dihindarkan. Caranya dengan menghilangkan bagian salam pembuka atau menghilangkan bagian salam penutup.

Itulah yang bisa saya sharingkan pada kesempatan ini, mudah-mudahan bermanfaat

Sumber:
Buku Tentang Surat Dinas

Thursday, January 12, 2017

PENULISAN ALAMAT TUJUAN SURAT

3.2.6 Alamat Tujuan

Nah kalau sebelumnya kita telah membuat kop surat, tanggal, hal, lampiran surat kita lanjutkan ke postingan tentang penulisan alamat tujuan surat. Langsung saja...
penulisan alamt tujuan surat dinas


Kata alamat  dapat bermakna ‘nama orang atau tempat yang menjadi tujuan surat’, ‘nama dan tempat tinggal seseorang’, dam ‘ades’. Kata tujuan dapat bermakan ‘yang dituju’. Jadi, pengertian alamat tujuan adalah nama orang atau tempat tinggal yang dituju.
Alamat tujuan dibedakan menjadi dua, yaitu (1) alamat luar dan (2) alamat dalam.

3.2.6.1 Alamat luar

Yang dimaksud alamat luar adalah adrs yang ditulis pada sampul surat. Adres pada sampul surat berfungsi sebagai petunjuk dalam menyampaikan surat kepada orang yang berhak menerima surat. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat luar adalah sebagai berikut.
1.    Satuan yang terhormat disingkat Yth..
2.    Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital.
3.    Kata kepada tidak perlu dicantumkan.

Fungsi utama kata kepada adalah menghubungkan antarbagian kalimat. Untuk itu disajikan kalimat-kalimat sebagai berikut.
1.    Adik sedang menyerahkan surat kepada kakaknya di Solo
2.    Sebuah surat telah dikirimkan kepada neneknya di Solo.
3.    Mereka bersikap ramah kepada tamu-tamu putranya.
4.    Anak-anak itu memberikan salam kepada pemilik rumah.
5.    Kakak-kakakya bersikap sayang kepada adiknya yang terkecil

Kalimat (1)-(5) itu telah terbai menjadi dua bagian, yaitu bagian I dan bagian II. Bagian I dan II pada kalimat-kalimat itu dihubungkan dengan kata kepada. Itulah fungsi utama kata kepada. Oleh karena itu, pencantuman kata kepada pada alamat tujuan tidak tepat. Disamping itu, kata kepada bermakna ‘untuk’ dan bagian surat yang dibicarakan adalah alamat tujuan. Pengertiannya menjadi berlebihan jika kata kepada dicantumkan pada bagian itu. Ketidaktepatan itu bertambah jika pada pengirim surat dicantumkan kata dari.

4.    Sapaan ibu, bapak, saudara, dapat digunakan jika diikuti nama orang orang dan huruf awal sapaan-sapaan itu ditulis dengan hurif kapital.
5.    Gelar akademik dan pangkat dapat dicantumkan jika diikuti nama orang.
6.    Jika jabatan seseorang dicantumkan, kata sapaan tidak digunakan agar tidak adak kerancuan penulisan.
7.    Kata jalan jangan disingkat.
8.    Kata nomor yang lazim disingkat No. untuk nomor rumah atau bangunan tidak perlu dituliskan karena merupakan hal yang mubazir jika ditulis.
9.    Huruf awal nama kota ditulis dengan huruf kapital
10.    Kode pos ditulis setelah penulisan nama kota.
11.    Akhir baris-baris alamat tujuan tidak dibubuhkan tanda titik.
12.    Spasi baris-baris itu jangan dijarang-jarangkan.

Contoh-contohnya tersaji di bawah ini

48)
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224

49)
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan Provinsi Daerah
Istimewa Yogyakarta
Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166

50)
Yth. Direktur Jendral Perkebunan
Jalan Letjen S. Parman 73
Jakarta 5114

Jika mau mengamati penulisan alamat tujuan dengan seksama, sampai saat ini kita masih menemukan penulisan, alamat tujuan yang belum benar. Contoh-contohnya seperti berikut.

51)*
Kepala Bali Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka No. 34
Yogyakarta

52)*
Kapten Sugito
Jalan Barondong Garing 6.
Bandungan, SEMARANG 77669

Bilamana baris-baris pada alamat tujuan diamati dengan seksama, diketahui bahwa alamat tujuan sedikitnya terdiri dari atas tiga baris. Susunan baris alamat luar ialah (1) baris pertama, yang diisi bentuk Yth. yang diikuti kepala instansi yang dikirimi atau diikuti nama seseorang; (2) baris kedua, yang terdiri atas nama jalan, nomor rumah; dan (3) baris ketiga, yang berisi nama kota dan kode pos. Untuk nama kota, yang ditulis dengan huruf kapital adalah huruf awalnya. Bagannya seperti berikut

(1)    Baris pertama                Yth. ................................................
(2)    Baris kedua                Jalan .................................................
(3)    Baris ketiga (nama kota)        .............................................................

Bilamana ada surat yang dikirimkan kepada instansi tertentu yang isinya perlu diketahui oleh kepala bagian atau bidang atau kepala seksi pada instansi itu, karena pengurusannya perlu diselesaikan bagiann atau bidang atau seksi itu, pengiriman surat harus mencantumkan kata-kata untuk perhatian, yang lazim disingkat u.p. Contohnya sebagai berikut.

53)
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
u.p. Kepala Bidang Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun, Jakarta 13220

54)
Yth. Kepala Kantor Wilayah Departemen Pendidikan dan Kebudayaan
Propinsi Daerah Istimewa Yogykarta
u.p. Kepala Bagian Pemerintahan
Jalan Cendana 9
Yogyakarta 55166

55)
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
u.p. Kepala Perpustakaan dan Dokumentasi
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224

Bilamana ada sebuah surat yang ditujukan kepada seseorang yang alamatnya tidak langsung kepadaya, dalam alamat tujuan digunakan dengan alamat yang lazim disingkat d.a. Contohnya sebagai berikut.

56)
Yth. Saudara Siti Rohana
d.a. Muhammas Ibrahim
Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224

56)
Yth. Saudara Yona Sanjaya
d.a. Suryana Badra
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun, Jakarta 13220

3.2.6.2 Alamat Dalam
Alamat dalam adalah ades yang ditulis pada kertas surat. Fungsinya sebagai alat kontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat. Bagi pengirum surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang dituju sewaktu pemroses surat dimasukan ke dalam amplop. Oleh sebab itu, penulisan alamat dalam dapat seperti penulisan alamat luar atau dengan tidak mencantumkan nama jalan ndan nomor rumah. Contohnya sebagai berikut.

59)
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
Jalan I Dewa Nyoman Oka 34
Yogyakarta 55224
Atau
Yth. Kepala Balai Penelitian Bahasa
di Yogyakarta

60)
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun, Jakarta 13220
Atau
Yth. Kepala Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Rawamangun, Jakarta 13220

Baca juga tentang:
* Aplikasi Amplop Surat berbasis microsoft excel

Sumber:
Postingan ini saya dapatkan atau ketik ulang dari buku surat dinas, semoga bermanfaat

Wednesday, January 11, 2017

PENULISAN NOMOR SURAT DAN LAMPIRAN

3.2.3 Nomor Surat

Bagian nomor surat berisi nomor surat yang terbit, kode surat, dan angka tahun jika angka tahun termasuk ke dalam sistem penomoran. Hal-hal lain yang perlu diperhatikan sebagai berikut.

penulisan nomor dan lampiran surat dinas

1. Kata yang harus digunakan ialah nomor karena merupakan bentuk baku.
2. Kata nomer tidak digunakan karena bukan bentuk baku
3. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf kapital
4. Singkatan kata nomor adalah no. (dalam penggunaanya No.)
5. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun itu merupakan bagian sistem penomoran.
6. Kata nomor diikuti tanda titik dua (:) tanpa di sela spasi
7. Demi kepraktisannya, nomor surat dibuat per tahun agar kumlah nomor urut relatif kecil.
8. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
9. Baris itu tidak perlu digarisbawahi.
10. Spasinya tidak perlu di jarang-jarangkan


Contoh-contohnya sebagai berikut.
22) Nomor: 158/F8/1994
23) No.: 24/I.13.SMP.4/Um./1994


Samapai saat ini masih ditemukan penulisan nomor surat yang belum benar. Contoh-contohnya tersaju di bawah ini.
24) *Nomor : I.13.1/SMA.05/’88
25) *Nomer : 786/BI/1997
26) *No : 411.11/104
27) *Nom. : 137/I.13.1/SMP.17/C/’97


3.2.4 Lampiran Surat

Kata lampiran bermakan ‘tambahan’. Tambahan itu dapat berupa surat, kertas surat, fotokopi ijazah, salinan-salinan surat berharga, dan kuitansi. Lampiran adalah sesuatu yang ditambahkan pada surat yang dikirimkan. Kata lampiran harus dicantumkan jika surat yang diterbitkan dilampiri berkas atau surat lain. Bilamana kata lampiran sudah tercetak pada kertas surat dan surat yang diterbitkan tanpa lampiri sesuatu, bagian surat itu harus diisi dengan tanda yang menyatakan bahwa surat diterbitkan tanpa lampiran agar orang lain tidak mengisinya untuk mengacaukan permasalahan. Dalam hal ini, tanda yang umum untuk mengisi itu adalah tanda hubung (-). Contohnya seperti berikut.

28)
Nomor        : 67F1/1997
Lampiran    : -
Hal        : Undangan

29)
Nomor        : 17/B/1988
Lampiran    : -
Hal        : Pertemuan

Hal-hal lain yang perlu diperhatikan dalam penulisan lampiran ialah sebagai berikut:
1.    Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital.
2.    Singkatanya adalah Lamp.
3.    Jumlah yang dilampiran ditulus dengan huruf.
4.    Jika surat yang dikirimkan tidak dengan lampiran, kata lampiran tidak di tulis.
5.    Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
6.    Baris itu tidak dibubuhkan garis bawah.
7.    Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
8.    Penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua.
9.    Antara tanda titik dua dan bentuk yang mendahuluinya tidak disela spasi, sedangkan tanda titik dua dengan bentuk yang mengikutinya disela spasi. (Tetapi biar rapi, mennyesuaikan dengan atasnya)

Contohnya seperti berikut.
30) Lampiran: Lima helai
31) Lampiran: Dua berkas
32) Lampiran: Empat bendel


Bilamana mau memperhatikan dengan seksama penulisan bagian lampiran surat, kita dapat menemukan sejumlah penulisan bagian lampiran surat yang belum benar. Contoh-contohnya seperti berikut.
33) *Lampiran: 3 (tiga) helai
34) *Lampiran: Dua (2) berkas
35) *Lampiran: 4 bendel


Postingan sebelumnya:
* Penulisan tanggal pada surat dinas
* Kop surat dinas
* Bagian - bagian surat
* Pengertian surat dinas

Demikian postingan pada kesempatan ini mudah-mudahan bermanfaat


Sunday, November 27, 2016

PENULISAN TANGGAL PADA SURAT DINAS

3.2.2 Tanggal Surat

Langsung saja kita ke postingan,
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

Penulisan tanggal pada surat dinas
1.Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin ketik dari garis pemisah kepala surat dengan bagian surat lainya.

2. Kata tanggal tidak perlu ditulis

3. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah tercantum pada kepala surat.
4. Angka tahun ditulis lengkap
Bilamana surat dibuat pada tanggal lima belas Maret tahun seribu sembilan ratus sembilan puluh tujuh, tanggal surat ditulis 15 Maret 1997. Mengapa angka tahun harus ditulis lengkap? Jawaban dari pertanyaan itu ialah bahwa nanati akan ada tahun 2097. Agar anak cucu kita mengetahui bahwa surat itu dibuat pada tahun 1997 bukan tahun 2097 angaka tahun surat harus ditulis lengkap.

5. Nama bulan ditulis dengan huruf.
Nama bulan yang ada adalah Januari, Februari, April, Mei, Juni, Juli, Agustus, September, Oktober, November, dan Desember. Bersasarkan konvensi, itulah nama-nama bulan. Penulisan harus cermat, terutama untuk nama bulan Februari dan November. Untuk nama kedua bulan itu, jangan digunakan kata Pebruari dan Nopember karena kedua kata itu bukan bentuk baku. Mengapa samapai ada kata Februari dan Pebruari serta November dan Nopember? Ceritanya sebagai berikut. Kita telah mengetahui bahwa kakek nenek kita umumnya belum berpendidikan tinggi. Oleh sebab itu, mereka belum dapat menggucapkan bunyi-bunyi (fenom) yang mereka anggapa masih bunyi asing, yaitu /f/ dan /v/. Kedua bunyi itu mereka ganti dengan bunyi miliknya, yaitu /p/. Karena kita sudah terpelajar dan bunyi /f/ dan /v/ milik kita, kedua bunyi itu harus kita gunakan. Artinya kita tidak perlu mengganti kedua bunyi itu seperti nenek dan kakek kita.

6. Penulisan bulan jangan di singkat.
Penulisan bulan Januari menjadi Jan. Dan Juni menjadi Jun. Merupakan hal yang salah. Penyingkatan seperti itu tidak boleh di kembangkan penggunaannya.
7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
8. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
9. Tidak perlu membubuhkan garis bawah.
10. Huruf awal nama buland ditulis dengan huruf kapital.

Contoh-contohnya seperti tersaji di bawah ini.
15) 18 Maret 1997
16) 10 Juli 1997
17) 22 November 1997

Sampai saat ini masih ditemukan penulisan bagian tanggal surat yang salah. Contoh-contohnya seperti berikut
18) *Tanggal 18 Maret 1992
19) *10 Juli ‘89
20) *17-05-1990
21) *18 A g u s t u s 1997

Itulah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal pada surat, semoga bermanfaat. Lihat postingan sebelumnya tentang KOP Surat.

Friday, November 25, 2016

KOP SURAT DINAS

Pada kesempatan ini, saya akan posting untuk mengisi blog tasadmin, yaitu tentang KOP SURAT atau Kepala Surat. Berikut ini tentang kop surat, langsung saja..

3.2.1 Kepala Surat

Kepala Surat disebut pula kop surat. Jenis, warna, dan besar kecilnya huruf yang digunakan untuk menulis kata-kata pada kepala surat biasanya sudah diatur oleh yang berwenang dengan aturan tertentu. Untuk itu, aturan-aturan semacam itu wajib dipatuhi. Karena kop surat umummnya telah tercetak pada kertas surat dan kliesnya juga perlu ada, pembuatannya harus dipikirkan dengan sebaik-baiknya. Salah satu segi yang perlu dipikirkan adalah bahasanya.


Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun kepala surat.

1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap (lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon,  nomor kotak pos, nomor faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada).

2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai dengan aturan yang ada).

3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika ada), faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.

4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat. Kata jalan misalnya jangan disingkat Jln. Atau Jl., atau Jaln.

5. Jangan digunakan bentuk p.o. bos atau post office box untuk menuliskan kotak pos dan jangan digunakan bentuk cable address untuk menuliskan alamat kawat.

6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain) diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:) sedangkan angka yang mengikutinya tidak dipisahkan oleh tanda titik (.) setiap tiga angka.

7. Dalam alamat jangan disisipkan sarana yang dimiliki kantor, misalnua telepon.

Berkaitan dengan butir (5), (6), dan (7), munculah pertanyaan mengapa seperti itu.
Berkenaan dengan butir (5), bentuk-bentuk p.o. box atau post office box dan cable address disarankan untuk tidak digunakan kerena bentuk-bentuk itu merupakan kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia.
Berkaitan dengan butir (6), penulisan kata telepon dan kotak pos tidak diikuti tanda titik dua (:) karena angka yang mengikutinya bukan rincian. Angka-angka itu (dalam hal ini nomor telepon dan kotak pos) tidak dipisahkan dengan tanda titik setiap tiga angka karena angka-angka itu bukan merupakan jumah.
Berkaitan dengan butir (7) penjelasannya sebagai berikut. Sampai saat ini masih banyak ditemukan penulisan alamat dalam kop surat yang belum benar. Contohnya seperti berikut.

1) *Jalan Cendana 9 Telepon: 2515 Yogyakarta
2) *Jalan I Dewa Nyman Oka 34, Telepon 562070 Yogyakarta 55224
3) * Jalan Wardani No. 2 Telp. 5359 Yogyakarta 55224


Berdasarkan konvensi, untuk alamat adalah (1) nama jalan, (2) nomor bangunan, (3) nama kota, dan (4) kode pos. Oleh sebab itu, sarana telepon sesungguhnya tidak termasuk ke dalam unsur alamat. Misalnya ada pertanyaan, Alamatmu di mana? Jawaban pertanyaan itu ialah bahwa alamat saya di Jalan I Dewa Nyoman Oka 36, Yogyakarta 55224, misalnya. Jika sebuah kantor mempunyai sarana telepon ditulis di belakang nomor kode pos dan dengan kode itu dipisahkan dengan tanda koma. Jadi, perbaikan kegita contoh alamat pada kop surat itu sebagai berikut:

4) Jalan Cendana 9, Yogyakarta 55166, Tepelon 2515
5) Jalan I Dewa Nyoman Oka 34, Yogyakarta 55244, Telepon 52070
6) Jalan Wardani 2, Yogyakarta 55224, Telepon 5359

Bagian kepala surat dengan bagian pembukaan (khusus tanggal surat dan nomor surat) dipisahkan dengan garis horizontal. Garis itu berfungsi sebagai pangkal pijakan penghitungan spasi waku pengetikan surat.
CONTOH KOP SURAT DINAS

Contoh kepala surat (7) dan (8) itu sudah baik karena tata tulisannya sudah benar. Seperti pada contoh (8), alamat instansi dan sarana telepon dapat ditulis dengan kapital. Huruf kapital yang digunakan untuk menulisakan alamat pada kop surat harus berukuran kecil.

Kata jalan pada contoh (9) jangan disingkat Jl., tetapi harus ditulis lengkap, yaitu jalan. Singkatan kata nomor, yaitu No. Tidak perlu ditulis karena hal itu merubakan mubazir. Orang sudah mengetahui bahwa angka yang mengikuti nama jalan pada alamat merupakan nomor urut bangunan yang ada si jalan itu. Penulisan nama kota Rembang dipisahakan dengan tanda koma.

Itullah sekilas tentang kop surat dinas, semoga bisa membuat kop surat dinas yang bagus dan benar. Baca juga postingan seblumnya tentang bagian-bagian surat. Semoga bermanfaat